Digitale Arbeitsorganisation - Tools im Überblick

Es ist sehr schade, dass das Blog #PB21 zum Jahresende eingestellt wird, umso erfreulicher ist es dagegen, dass die Verantwortlichen nochmals richtig Gas geben, um aus den vielen Beiträgen ein übersichtliches Archiv zu machen. Hierzu zählen verschiedene Serien, etwa von Martin Lindner zum "Lernen im digitalen Klimawandel", deren fünfter Teil eben erschienen ist.

Eine neue Serie beschäftigt sich mit digitaler Arbeitsorganisation. Bislang sind zwei Teile erschienen:

• Online-Werkzeuge für das alltägliche Projektmanagement
• Anbieter und Dienste im Vergleich

Außerdem versammelt das Blog Hinweise zu einer Vielzahl anderer nützlicher Werkzeuge:

• Etherpads, Wikis und Google Drive etc. zum gemeinsamen Erstellen von Texten sowie Verwalten von Formularen und Dokumenten
• Dropbox und Sugarsync zum Speichern und Synchronisieren von Dateien
• Doodle zur gemeinsamen Terminplanung
• Diigo und Evernote für Social Bookmarking und Materialsammlungen

Ohne Mindmaps geht gar nichts...

[ursprünglich veröffentlicht am 07.08.2010 von Prof. Dr. Wolfgang Schumann]

… zumindest bei mir. Ich wäre schlicht nicht in der Lage, die Unmenge von Informationen, mit denen ich täglich umgehe, zu bewältigen: Hunderte von Blog-Postings, Tweets und dann natürlich auch noch die ganz normale Lektüre wissenschaftlicher Literatur in Form von Zeitschriftenbeiträgen und Monografien usw.

Maps stellen für mich aber nicht nur Informationsrepositorien dar, die sich über zahlreiche Filtermöglichkeiten leicht erschließen lassen; sie bilden vielmehr auch den Ausgangs- sowie Dreh- und Angelpunkt für meine konzeptionelle Arbeit und – daran anschließend – die Erstellung von Manuskripten, die ich ich der Rohfassung immer direkt im Mindmanager erstelle. Ein Vorgehen, das ich nur empfehlen kann, denn das Formulieren in der gleichen Umgebung, in der auch all meine Quellen zur Verfügung stehen, empfinde ich als sehr viel effektiver.

Leider ist das Wissen um die Möglichkeiten der visuellen Erfassung und Auswertung von Informationen mit Hilfe von Maps ebenso wenig verbreitet, wie die Kenntnis der Tatsache, dass es zahlreiche unterschiedliche Maptypen gibt, die jeweils für unterschiedliche Anwendungsbereiche geeignet sind. Ich möchte Ihnen deswegen einen längeren Beitrag eines außerordentlich kundigen Experten auf diesem Feld, Roy Grubb, empfehlen, der Ihnen genau dazu – Maptypen und ihren Anwendungsbereichen – einen hervorragenden Überblick vermittelt.



In ihm lernen Sie u.a. Mindmapping, Concept mapping, Mindscapes, Cluster maps, Flowcharts und Isomaps kennen und erfahren nicht zuletzt auch, wo die grundsätzlichen Vorzüge des “visual thinking” liegen. Alles in allem bietet der Beitrag einen sehr guten Einstieg in die Thematik; einen Einstieg, den Sie im übrigen, darauf verweist der Autor auch, mit Hilfe von WikIT, einem umfangreichen Wiki zu allen Fragen rund um Maps, ergänzen und vertiefen können.

Und wozu das Ganze oder, in Englisch, “Why map?” Lassen wir dazu abschließend Roy selbst zu Wort kommen:

“Thinking, learning, organizing, problem solving, presenting, analyzing. planning, managing, creating, innovating, … there’s no end to ways of using these maps.”

"Getting Things Done" mit Mindmapping

[ursprünglich veröffentlicht am 21.11.2009 von Prof. Dr. Wolfgang Schumann]

All die vielfältigen beruflichen – und natürlich auch privaten – Aufgaben, mit denen wir konfrontiert werden, in den Griff zu bekommen, ist heutzutage ein schwieriges Unterfangen. Deswegen ist immer wieder versucht worden, Methoden zu entwickeln, die dazu beitragen können, auch bei einer Vielzahl von unterschiedlichen Aufgaben den Überblick zu behalten. Mit die bekannteste und am weitesten verbreitete dürfte die des Erfolgsautors, fast könnte man sagen: Gurus, auf diesem Feld, die “Getting Things Done”-Methode von David Allen, sein.

Da sich auch Mindmapping hervorragend zur Aufgaben- und Projektorganisation eignet, liegt der Gedanke nahe, beides miteinander zu verbinden. Und genau darum hat sich Michael Deutch, Autor des Mindjet Blogs, in einem Webinar bemüht. Die Ergebnisse stehen einmal in Form einer auf Slideshare veröffentlichten Präsentation zur Verfügung: “Getting the most out of Mapping. A GTD Connect Special Presentation”. Die darin verwendeten Beispiel-Maps, wie etwa

• Project Questions map template
• Brainstorming results example map
• Writing an article oder
• Presentation outline

können aber auch hier als Mindmanager-Maps heruntergeladen werden und so als Ausgangspunkt für angepasste eigene Mindmaps dienen.

Springpad - das Schweizer Taschenmesser für Ihre Online Organisation

[ursprünglich veröffentlicht am 09.06.2009 von Prof. Dr. Wolfgang Schumann]

Web-Notebooks, mit deren Hilfe Sie schnell und bequem Websites – oder Teile davon –, die für Sie interessant sind, online auf dem Server des jeweiligen Dienste-Anbieters speichern und zum Teil sogar anschließend bearbeiten sowie mit Hilfe von Tags sehr gut erschließen und so das spätere Wiederauffinden erleichtern können, gibt es eine Vielzahl. Ein Beitrag des Mashable Blogs etwa führt allein 17 auf! Ein gutes Beispiel dafür ist Evernote.

Mindestens eben so groß dürfte die Anzahl der webbasierten Personal Organizer – Beispiele wären hier Remember the Milk oder der Zoho Planner – sein. Lösungen, die beides in wirklich überzeugender Form vereinigen, habe ich allerdings bislang noch nicht kennengelernt – mit Ausnahme von Springpad, und das ist der Grund, warum ich Ihnen diesen Dienst heute vorstellen möchte.

Die Grundlage für die Arbeit mit Springpad bilden – Springspads, das sind im Grunde nichts anderes als einzelne Notebooks, die Sie für die verschiedensten Themengebiete anlegen können. Der Unterschied zu Diensten wie dem Google Notebook oder Evernote besteht darin, dass Ihnen Springpad zahlreiche vorgefertigte oder vorstrukturierte Lösungen für die unterschiedlichsten Zwecke anbietet. Der Screenshot zeigt Ihnen einen kleinen Ausschnitt der rund 60 Angebote, und zwar die Kategorien “Career and Education” sowie “Get Organized”.

In der nächsten Abbildung sehen Sie eine derartige vorstrukturierte Lösung, den “School Project Manager”. Wie Sie unter (1) erkennen können, wurden schon drei verschiedene Registerkarten für Sie angelegt, die die Übersicht enorm erleichtern. (2) vermittelt eine – nicht vollständige – Übersicht der Elemente die Sie in ein Springpad einfügen können. Auch diese Auswahl erweist sich in der täglichen Praxis als sehr hilfreich. Sie können etwa bei einem Projekt mit dem “Budget” Ihre Kosten im Blick behalten, ein Treffen oder Termine ganz allgemein planen, Dateien hochladen und Ihren Projekten hinzufügen usw.

Beispiel für ein vorgefertigtes Springpad

Wenn Sie Springpad, so, wie ich jetzt schon seit ca. zwei Monaten, regelmäßig nutzen, kommen natürlich nach und nach immer mehr Springpads hinzu. Aufgrund der Orientierungshilfen in Form von Tags sowie Übersichtsseiten, die Sie mit Hilfe von allen möglichen Filtern ganz individuell gestalten können, verlieren Sie dennoch nie den Überblick und haben blitzschnell immer die Informationen parat, die Sie gerade brauchen.

Das Verschieben oder Kopieren von einzelnen Elemente zwischen Springpads geschieht ganz einfach per Drag and Drop. Ebenfalls kinderleicht ist das Hinzufügen von Web-Snippets. Beim Anmelden für Springpad ziehen Sie ein kleines Bookmarklet in die Symbolleiste Ihres Browsers. Wenn Sie dann Inhalte von einer Website hinzufügen möchten, markieren Sie diese, klicken auf das Bookmarklet, füllen die Angaben im sodann erscheinenden Dialogfenster aus, das heißt insbesondere, dass Sie ein Springpad auswählen, in dem Sie den Ausschnitt speichern wollen und Tags vergeben können.

Bei Springpad handelt es sich – lassen Sie sich da nicht durch die Rezeptsammlungen oder Restaurantübersichten, die Sie in öffentlichen Springspads finden, täuschen – um eine hochprofessionelle Lösung, mit der ich alle meine Aufgaben in Forschung, Lehre, beim Schreiben von Manuskripten oder Seminarpapieren, aber auch im privaten Bereich organisiere. Eine Lösung, für die ich sogar - und das will einiges heißen - Remember the Milk aufgegeben habe.

Ich kann Ihnen nur empfehlen, Springpad einmal für einige Tage auszuprobieren, was umso leichter fällt, als der Dienst kostenlos ist. Es lohnt sich wirklich.

Remember The Milk - Wie Sie Ihre Aufgaben professionell verwalten

[zuerst veröffentlicht am 13.10.2007 von Prof. Dr. Schumann]

Wie Sie meinem Posting zu unserem Blockseminar vor einigen Tagen entnehmen konnten, stellt Organisieren - neben Recherchieren, Konzipieren und Präsentieren - einen wichtigen Teil der Arbeit des so genannten "Knowledge Workers" dar, ganz unabhängig davon, ob es sich nun im konkreten Fall um eine Studentin, eine Dozentin, eine Lehrerin, einen Journalisten oder wen auch immer handelt. Und gerade hier, das wissen die regelmäßigen Leserinnen und Leser des Agora-Wissen-Blogs, hat das Web 2.0 zahlreiche interessante und professionelle Lösungen anzubieten.

Die meines Erachtens derzeit beste Anwendung im Bereich der Aufgabenverwaltung, Remember The Milk (RTM), wird von Gina Trapani, der Herausgeberin des - übrigens insgesamt außerordentlich empfehlenswerten - Lifehacker-Blogs, in einem sehr ausführlichen Beitrag detailliert beschrieben und erläutert. Herausgekommen ist ein außerordentlich gelungenes, verständliches und visualisiertes Tutorial zu RTM, mit dem Sie sich in einer knappen halben Stunde mit dem Dienst vertraut machen und dann auch die fortgeschrittenen Funktionen nutzen können. Eine wirklich empfehlenswerte Wochenendlektüre, nach der Sie - da bin ich mir fast sicher - RTM sicherlich auch einmal selbst testen werden wollen.

Dies um so mehr, als es sich bei RTM um eine Anwendung handelt, die sich, vorausgesetzt Sie haben Google Gears installiert, ähnlich wie der Google Reader oder Thinkfree, sowohl on- als auch offline betreiben lässt und automatisch synchronisiert! Außerdem steht für die Nutzer von iGoogle, der personalisierten Startseite von Google, auch ein Gadget zur Verfügung, mit dessen Hilfe Sie RTM bequem einbinden können.

In diesem Sinne: Never forget the milk again!